Wenn in einem Unternehmen Ausgaben getätigt werden, ohne dass die Einkaufsabteilung davon weiss, geschweige denn die Beschaffung koordiniert und kontrolliert erfolgt, spricht man von «Maverick-Buying».
Maverick-Buying hat – vor allem für grössere Organisationen – enorme Nachteile mit einem direkten finanziellen Einfluss. Da bei einem Maverick-Kauf in der Regel kein Vertrag oder bevorzugte Lieferanten verbunden sind, verpasst das Unternehmen Einkaufsvorteile in Form von Vorzugskonditionen oder Mengenrabatten. Ausserdem müssen neue Lieferanten in der Kreditorenbuchhaltung aufgenommen und gepflegt werden, was zusätzlichen administrativen Aufwand bedeutet.
Doch wie kann Maverick-Buying in einem Unternehmen verhindert werden? Dazu braucht es zwei wichtige Bausteine:
1. Purchase-to-Pay als Software-Lösung
Als Erstes empfiehlt sich der Einsatz einer sogenannten Purchase-to-Pay (P2P) Lösung, die den gesamten Prozess vom Einkauf bis zur Zahlung unterstützen kann. Damit machen Unternehmen einen grossen Schritt weg vom Maverick-Buying und hin zu 100 % «Spend under Control».
Eine P2P Lösung bietet Ihnen ein Einkaufsportal an, das so einfach ist wie Online-Shopping. Damit bestellen Sie automatisch bei Ihren bevorzugten Lieferanten und rationalisieren Ihren Beschaffungsprozess. Ausserdem wird der Kauf automatisch Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt und vorkontiert. Wenn dann später die Rechnung kommt, kann das System diese mit der Bestellung und dem Wareneingang abgleichen und automatisiert verbuchen.
2. Change-Management als Treiber
Wenn sich die Mitarbeitenden beim Bestellen von Produkten nicht an den zentralisierten Einkaufsprozess halten, werden sie weiterhin unüberlegt einkaufen. Aber wenn die Mitarbeitenden so sehr an ihre eigene Art des Einkaufens gewöhnt sind, wie können Sie dann Ihre Belegschaft dazu anregen, die neue Arbeitsweise zu übernehmen?
Wenn das Einkaufsportal benutzerfreundlich, klar und einfach zugänglich gestaltet wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Mitarbeitenden in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen. Vermeiden Sie unnötige zusätzliche Schritte bei der Bestellung und achten Sie darauf, dass das Einkaufsportal eine moderne, frische und intuitive Benutzeroberfläche hat.
Weiter sollten Sie das Bewusstsein für die Bedeutung bevorzugter Lieferanten bei Ihren Mitarbeitenden stärken. Machen Sie deutlich und konkret, was es an Gewinn bringt, wenn Mitarbeitende bei diesen Anbietern bestellen.
Change-Management ist sehr wichtig, aber es ist auch der schwierigste Teil – und es braucht Zeit. Deshalb empfehlen wir Organisationen, mit einem dedizierten Change Manager zu arbeiten, der die Mitarbeitenden bei der Veränderung mitnimmt und sie von der neuen Arbeitsweise und den Vorteilen überzeugt.
Inwieweit ist Ihr Unternehmen bereits in der Lage, Maverick-Buying zu verhindern? Welche Schritte können Sie noch unternehmen, um sich zu verbessern? Gerne beraten wir Sie unverbindlich und kompetent.
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