Was kostet eigentlich eine P2P Lösung?

Dies ist wohl eine der meist gestellten Fragen, die wir von Kunden oder Interessenten erhalten. Und die Antwort lautet wie so oft: es kommt darauf an …

Nun, ich wage den Versuch, in einer Blog-Serie einige kostenrelevante Details zu den verschiedenen Lösungen rund um die Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen zu geben und damit konkreter zu werden. Ich tue dies erstens, damit Sie ein Gefühl erhalten, wohin die Reise gehen könnte. Und zweitens, um Ihnen aufzuzeigen, mit welchen Kostenblöcken Sie rechnen sollten und wie Sie die Kosten tief halten können, indem Sie Kostentreiber identifizieren und vermeiden.

Die Kostenblöcke einer P2P Lösung

Im ersten Beitrag dieser Serie geht es um die Kosten einer Purchase-to-Pay Lösung (kurz P2P). Mit einer P2P Lösung digitalisieren und automatisieren Sie den Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung der Kreditorenrechnung.

Bei der Einführung einer P2P Lösung ist mit diesen drei wesentlichen Kostenblöcken zu rechnen:

1. Die Software

Da die Software immer öfter aus der Cloud kommt, wird die Lösung heutzutage kaum noch klassisch (Kauf + Wartung) lizenziert. Vielmehr ist es üblich, dass die Software gemietet und folglich ein jährlicher Betrag fällig wird. Üblicherweise richtet sich der Preis heutiger Lösungen nach dem Rechnungsvolumen und ist damit verbrauchsbezogen.

2. Das Implementierungsprojekt

Hier sprechen wir von den Dienstleistungskosten, welche während eines Projekts für die Konfiguration und Einführung der Software entstehen.

3. Der Betrieb

Nachdem die Software erfolgreich eingeführt wurde, muss sichergestellt werden, dass im täglichen Betrieb alle Supportanfragen, Änderungswünsche und mögliche Fehler von entsprechenden Spezialisten bearbeitet werden können. Ausserdem sollte die Lösung mit einem sogenannten Monitoring überwacht und über den ganzen Lebenszyklus hinweg gepflegt und weiterentwickelt werden.

Die Kostentreiber einer P2P Lösung

Nachdem wir die Kostenblöcke kennen, schauen wir uns nun die Kostentreiber an. Es ist immens wichtig, die Kostentreiber vor der Evaluation einer P2P Lösung zu kennen und diese soweit wie möglich zu minimieren.

1. Kostentreiber bei der Software

Ist es Ihr Ziel, den Prozess nicht nur zu digitalisieren, sondern soweit möglich auch zu automatisieren? Dann setzen Sie wahrscheinlich auf eine spezialisierte P2P Lösung, wie z.B. Basware, Coupa oder Ivalua. Solche Lösungen sind kostspieliger, lohnen sich aber dank Skaleneffekten ab einem gewissen Rechnungsvolumen und dem klaren Ziel der Automatisierung.

Es geht auch günstiger: mit einem einfachen Workflow im vielleicht schon bestehenden DMS oder mit kleineren ERP-integrierten Add-Ons kann der Prozess für relativ kleines Geld digitalisiert werden. Allerdings stehen diese Lösungen erfahrungsgemäss an, wenn es um die Weiterentwicklung, um Anbindung weiterer ERPs und eben die Automatisierung des Prozesses geht.

2. Kostentreiber im Projekt

Bleiben Sie möglichst nah am Standard. Will heissen: biegen Sie eine bestehende Lösung nicht um jeden Preis um, sondern verwenden Sie bewährte Funktionen «out of the box». Vor allem etablierte P2P-Suiten bringen in der Regel einen Standard mit, der auf Best Practices beruht. Je mehr Sie sich als Unternehmen diesem Standard anpassen (können), desto kleiner ist der Aufwand in der Konfiguration der Lösung. In der IT gilt: Alles ist möglich – aber alles zu wollen hat auch seinen Preis.

Für internationale Vorhaben oder Konzernlösungen empfiehlt es sich, einen sogenannten Blue-Print zu definieren, der dann für alle Gesellschaften gilt. Lassen Sie nur minimale Abweichungen zu, die aufgrund von beispielsweise länderspezifischen Vorschriften zwingend notwendig sind. Andernfalls können Anpassungen ausufern und das gesamte Projekt gut und gerne um ein Vielfaches verteuern.

3. Kostentreiber im Betrieb

Auch im Betrieb haben Sie viel selbst in der Hand, wenn es darum geht, die Kosten möglichst tief zu halten.

Auf jeden Fall sollten Sie intern eine klare Ansprechperson für die Applikation bestimmen. Dieser Application Owner ist intern der erste Ansprechpartner für allfällige Änderungswünsche und organisiert die Kommunikation mit der Support-Organisation.

Ohne klaren Application Owner drohen die Betriebskosten schnell aus dem Ruder zu laufen, weil schnell ein Wildwuchs an Änderungswünschen umgesetzt wird und die Lösung folglich nicht strategisch klug weiterentwickelt werden kann.

Danach stellt sich die Frage nach «Make or Buy». Haben Sie eine etwas grössere interne IT Organisation mit Mitarbeitenden, die sich mittels Schulungen auf der Lösung ausbilden lassen können? Dann organisieren Sie den Support eher in-house.

Möchten Sie sich nicht um den Betrieb & Support kümmern und bevorzugen eine möglichst schlanke IT? Dann fragen Sie Ihren IT Partner ob weiterführende, proaktive Service & Support Pakete zur Verfügung stehen.

Die Kosten

Nun kommen wir zum spannendsten Teil. Was kostet denn jetzt eigentlich eine P2P Lösung?

Um hier überhaupt Zahlen nennen zu können, muss ich Ihnen jeweils eine Bandbreite angeben. Wie Sie sehen, können die Kosten sehr variieren. Arcplace hat sowohl Kunden, die sich im unteren Bereich der Kosten befinden, als auch solche, die sich am oberen Rand bewegen.

1. Kosten Software

Von 50'000 CHF bis 250'000 CHF pro Jahr

2. Kosten Projekt

Von 50'000 CHF bis 300'000 CHF

3. Kosten Betrieb

Von 3'000 CHF bis 100'000 CHF pro Jahr

Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Gewinn für Ihr Unternehmen aus der P2P Lösung ziehen können.

29. März 2022