Was kostet eigentlich das Scanning von Dossiers?

Im vierten Beitrag der Serie «Was kostet eigentlich…?» widmen wir uns der Frage, wie sich die Kosten für das Scanning von Dossiers zusammenstellen, was die Kostentreiber sind und wie hoch die Kosten pro Dossier ausfallen können.

Die Kostenblöcke beim Dossier-Scanning

 

Ausfassen

Die Dossiers müssen aus den Regalen oder Schränken ausgefasst werden. Dabei werden die Dossiers, so wie sie geordnet sind – beispielsweise in einem Ordner oder Hängeregister – systematisch in Kisten umgepackt und in einer Excel-Liste als Inventar erfasst. Dies dient der Kontrolle hinsichtlich Vollständigkeit sowie der späteren Wiederauffindbarkeit, sollte zum Beispiel kurzfristig der Zugriff auf ein physisches Dossier nötig sein.

 

Transport

Wenn die Dossiers in einem externen Scan Center gescannt werden, ist ein Transport der Dossiers notwendig. Dieser erfolgt in der Regel durch einen professionellen Kurier, organisiert durch den Scan-Dienstleister oder den Kunden.
Auch wenn die Dossiers vor Ort beim Kunden verarbeitet werden, ist ein Transport notwendig. Die Dossiers müssen dann nämlich in den Verarbeitungsraum, wo das Scanning stattfindet, gebracht werden.

 

Vorbereitung

Die Dossiers müssen vor dem eigentlichen Scanning vorbereitet werden. Folgende Tätigkeiten werden dabei typischerweise durchgeführt.

 

Mechanische Vorbereitung

  • Hefter und Klammern entfernen
  • Post-its an freier Stelle aufkleben
  • Aufschneiden gebundener Dokumente (z.B. Broschüren u.ä.)
  • Aussortieren bestimmter Dokumente

Fachliche Vorbereitung

  • Einfügen von Deckblättern
  • Trennen und ggf. Klassifizieren von Dokumenten mittels Trennblättern oder Barcodeaufklebern oder künstlicher Intelligenz
  • Aussortieren von Registern oder Dokumenten gemäss Regelwerk
  • Anlernen der künstiglichen Intelligenz (KI) mittels einer kleineren Menge an Beispieldossiers

Scanning

Die vorbereiteten Dokumente werden von Arcplace als Stapel mittels Hochleistungsscanner verarbeitet. Leere Rückseiten werden durch die Scan Software grundsätzlich automatisch gelöscht und die Seiten in Leserichtung gedreht.

 

Validierung

Die Validierung dient der Qualitätssicherung. Dabei können verschiedene Parameter kontrolliert werden.

  • Entspricht die Anzahl physischer Dossiers der Anzahl digitaler Files
  • Stimmen aus den Dokumenten ausgelesene Daten mit den Stammdaten überein
  • Manuelle Trennung und Klassifizierung von Dokumenten, wo die KI kein eindeutiges Resultat liefern konnte

Die Kostentreiber beim Dossier-Scanning

 

Ausfassen

Das Ausfassen kann grundsätzlich vom Kunden selber oder vom externen Scan-Dienstleister übernommen werden. Bei grossen Mengen empfiehlt sich die Dossiers vom Scan-Dienstleister ausfassen zu lassen, da er dies aufgrund der langjährigen Routine und Erfahrung kosteneffizienter macht als interne Mitarbeitende.

 

Transport

Hier stellt sich vor allem die Frage, ob die Dossiers intern oder extern verarbeitet werden. Kosteneffizienter ist meist die Variante extern im Scan Center. Dies vor allem, weil ein Scan Center optimal für die Verarbeitung ausgerüstet ist, der Aufbau und Abbau der Infrastruktur entfällt und keine Spesen anfallen.

 

Vorbereitung

Wie aufwändig diese Vorbereitungsaufgaben sind, hängt vor allem davon ab, wie fein gegliedert man die Dokumente in digitale PDFs umwandeln möchte. Folgende Szenarien sind dabei möglich:

  • Szenario 1 = 1 PDF pro Dossier
  • Szenario 2a = 1 PDF pro Register
  • Szenario 2b = 1 PDF pro Register (neu sortiert)
  • Szenario 3a = 1 PDF pro Dokumenttyp
  • Szenario 3b = 1 PDF pro Dokument

Die physischen Dossiers müssen so gescannt werden, dass im neuen digitalen System die Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Es lohnt sich hier gut zu überlegen, wie die Ablage-Struktur, Prozesse und Verwendung in der Zukunft angedacht sind und was dies wiederum für die Digitalisierung der Dokumente bedeutet. Dieser Zeitpunkt bietet auch eine Chance, um die Struktur in der digitalen Ablage neu zu ordnen. Wir von Arcplace beraten Sie dabei sehr gerne.

 

Ob sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei der Dokumententrennung und Klassifizierung lohnt, muss von Fall zu Fall geprüft werden. Da KI angelernt werden muss, was mit einem gewissen initialen Aufwand verbunden ist, rechnet sich ein KI-unterstütztes Scanning erst ab einer gewissen Komplexität und Menge (Dossiers, Anzahl Dokumenttypen).

 

Scanning

Das eigentliche Scanning der Dossiers hat einen relativ kleinen Einfluss auf die Höhe der Kosten. Die Anzahl der zu scannenden Seiten ist hier massgeblich.
Wenn grosse Teile eines Dossiers beispielsweise vernichtet werden können, macht das je nach Situation durchaus Sinn. Auch kann man sich überlegen, nur «aktive» Dossiers einzuscannen und «passive» Dossiers einzulagern, wenn man darauf nicht oft zugreifen muss und der Platz keine Rolle spielt.

 

Die Kosten

 

Und was kostet nun die Digitalisierung der physischen Dossiers?

 

Viele Faktoren beeinflussen die Kosten. Dementsprechend kann ich Ihnen nur eine Bandbreite angeben, welche jedoch unseren Erfahrungswerten entspricht und die Kosten von kleineren Scanning-Projekten (ab 500 Dossiers) bis hin zum Scanning von zig Tausend Dossiers abdeckt.

 

Die Gesamtkosten belaufen sich auf 20.- bis 70.- CHF pro Dossier oder auch 0.08 bis 0.30 CHF pro Seite.

 

Wir beraten Sie sehr gerne individuell und geben weitere Tipps, wie Sie die Kosten effizient halten und so einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen aus der Digitalisierung Ihrer Dossiers ziehen können.

 

Weiterführende Links:

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Eliel Malgo

Eliel Malgo

arbeitet seit Oktober 2017 bei Arcplace. Erst als Senior Sales Consultant und seit Januar 2022 als Sales Development Representative.

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