So gelingt die Einführung eines Dokumenten Management Systems

Ein Papierarchiv in Ihren Räumlichkeiten braucht Platz, bietet Gefahren wie Brand oder Hochwasser, braucht Zeit und kostet Geld. Ein sogenanntes Dokumenten Management System (DMS) ermöglicht Ihrem Unternehmen eine rechtskonforme, digitale und einheitliche Ablage der Dokumente. Aber auf was ist bei der Einführung eines DMS zu achten? Gerne geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps mit auf den Weg.

1. Mitarbeitende und Management miteinbeziehen

Nachdem Sie sich entschieden haben, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist der erste wichtige Schritt, dass Sie alle Verantwortlichen der diversen Abteilungen sowie das Management an einen Tisch holen. Dabei soll aufgezeigt werden, welche nachhaltigen Verbesserungen das zukünftige Arbeiten mit einem DMS mit sich bringen wird. Beispielsweise wird durch die Automatisierung von Dokumentenflüssen wertvolle Arbeitszeit eingespart. Zeit, die Ihre Mitarbeitenden für gezieltere Aufgaben oder Projekte nutzen können. Dank dieses Austauschs erfahren Sie auch, auf welche wesentlichen Punkte die unterschiedlichen Fachabteilungen Wert legen und Sie haben die Möglichkeit, die Akzeptanz für die Einführung eines DMS zu fördern sowie etwaige Ängste und Einwände früh zu beseitigen.


2. Erfassung der Arbeitsschritte

Halten Sie fest, welche Arbeitsschritte auf welche Art und Weise aktuell in Ihrem Betrieb bezüglich Ihrer Dokumente gemacht werden und für den reibungslosen Ablauf wichtig sind. Daraus können Sie ableiten, an welchen Stellen Sie ansetzen müssen, um zukünftig einen möglichst hohen Automatisierungsgrad innerhalb Ihrer Dokumentenflüsse zu erreichen. Hinterfragen Sie dabei kritisch das «Heute» und nur weil man es immer so gemacht hat, muss es nicht optimal sein.

 

Wichtige Kennzahlen hierfür sind zum Beispiel die Zeitaufwände für:

 

  • Postempfang / Verteilung
  • Datenerfassung
  • Klassifizierung / Ablage (inkl. Suche von Dokumenten und Informationen)
  • Genehmigungsschritte (Anträge, Spesen, Rechnungen, Ferien etc.)
  • Dokumenten- und Informationssuche

3. Struktur, Zugriffsberechtigung, Aufbewahrungsfrist


Struktur

Sie haben nun herausgefunden, wie viel Zeit Sie für Ihr Dokumentenmanagement aufwenden und welche Wege Ihre Dokumente in Ihrem Betrieb gehen. Zielführend für einen effizienten Dokumentenfluss ist eine einheitlich strukturierte Ablage Ihrer Dokumente. Deshalb geht es nun daran zu erkennen, anhand welcher Struktur Ihre Dokumente abgelegt und mit welchen Metadaten diese angereichert sind. Dabei wird sich rasch zeigen, ob bereits eine einheitliche Struktur die Ablage dominiert oder ob diese zuerst erarbeitet werden muss. Anhand dieser Analyse erkennen Sie, bei welchen Dokumenttypen hinsichtlich Automation Potenzial vorhanden ist. Ebenfalls wird ersichtlich, wo gewisse Dokumente zu sogenannten Dossiers gebündelt verwaltet werden können.

Zugriffsberechtigung

Je nach Dokumenttyp oder auch über ein ganzes Dossier ist es möglich, dass nicht alle Informationen von allen Mitarbeitenden eingesehen oder auch bearbeitet werden können. Mit einem DMS können Sie dies ganz einfach über sogenannte Benutzergruppen steuern. Beispiele hierfür sind:

- Medizinische Unterlagen in einem Personaldossier
- Strategische Dokumente der Geschäftsleitung
- Verträge in einem Kundendossier

Aufbewahrungsfrist

Je nach Dokumenttyp kann es sein, dass diese gemäss den rechtlichen Vorgaben über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Danach müssen diese Dokumente gelöscht werden. Mit einem DMS und einer einheitlichen Dokumentenablage haben Sie die Aufbewahrungsfristen stets unter Kontrolle und bewegen sich so innerhalb der rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten.

 

4. Bestehende IT-Systeme prüfen

Praktisch immer wird ein DMS an bereits bestehende Kern-Systeme angebunden. Über diese Schnittstellen werden in der Regel Stammdaten ausgetauscht oder es erfolgt ein Aufruf aus dem Kern-System ins DMS. Hier ein paar Beispiele für mögliche anzubindende Systeme:

- Enterprise Resource Planing (ERP)
- Personalverwaltungssystem (HRM)
- Kundenverwaltungssystem (CRM)
- Buchhaltungssoftware
- Tool für digitales Unterzeichnen

 

5. Veränderung durch Inklusion ermöglichen

Wenn Sie wollen, dass die Einführung Ihres neuen DMS ein Erfolg wird, Ihr Dokumentenmanagement dazu führt, dass Sie bezüglich der Aufbewahrung von Daten/Dokumenten die rechtlichen Vorgaben erfüllen und sich Ihre Mitarbeitenden auf wichtigere Aufgaben als auf das Suchen von Papierdokumenten konzentrieren können, empfehlen wir Ihnen, die oben genannten Punkte zu beherzigen. Die Personen aus den jeweiligen Fachabteilungen können Ihnen wertvolle Inputs aus dem täglichen Betrieb hinsichtlich Struktur der Dossiers, Häufigkeit der Zugriffe und der Dokumentenflüsse geben. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv mit ein ins Projekt und zeigen Sie den Mehrwert auf. Dies ermöglicht Ihnen, das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden für die bevorstehende Veränderung zu fördern und so möglicherweise auch Fans der neuen Lösung zu identifizieren.


Arcplace bietet mit ihren unterschiedlichen Lösungen langjähriges Know-how für jegliche Bereiche des Dokumentenmanagements. Wir unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung eines Detailkonzepts und bei der Implementierung Ihres zukünftigen DMS. Kontaktieren Sie uns einfach.

 

Case Studies:

- Digitalisierung des Rechnungsversands bei Coop Mineraloel

- Digitales Vertragsmanagement bei Jungheinrich

 

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Irene Feusi

Irene Feusi

arbeitet seit Februar 2015 als Marketing & Communication Managerin bei Arcplace.

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