Dans le cas d'un projet P2P impliquant à la fois les achats et les finances, une responsabilité claire est la clé du succès. En effet, si les deux secteurs sont conjointement responsables du projet, personne n'est finalement responsable. Il est donc judicieux de mettre en place une solution P2P par étapes et de commencer par l'un des deux domaines (achat ou finances).
Néanmoins, les deux secteurs devraient être impliqués dès le début. Il est important de connaître et de comprendre les exigences du point de vue des finances et des achats. Mais ensuite, il faut se concentrer sur l'un des deux domaines et lui confier la responsabilité de l'introduction initiale..
La transparence et une communication plus simple avec les fournisseurs et les collaborateurs sont l'un des plus grands avantages des solutions P2P numériques. Malheureusement, toutes les parties prenantes ne sont pas aussi enthousiastes et ouvertes aux changements qu'implique l'introduction d'une solution P2P. C'est pourquoi il ne faut pas sous-estimer l'importance d'une communication précoce, complète et compréhensible des objectifs du projet aux parties prenantes externes et internes.
Même si les fournisseurs proviennent d'un environnement généralement favorable à la numérisation, certains obstacles ne peuvent pas être évités. Ainsi, de nombreux fournisseurs acceptent les commandes dans n'importe quel format, mais ne souhaitent pas changer de format en ce qui concerne la facturation. Il est donc important de miser sur une solution P2P capable de traiter tous les formats de facturation. En outre, vous devez veiller à choisir une solution P2P qui permette à votre fournisseur de passer facilement des factures physiques aux canaux numériques (p. ex. PDF ou e-invoice).
Chez les collaborateurs, la réticence à adopter la nouvelle solution est généralement liée à d'anciennes méthodes de travail bien ancrées. Ces réticences peuvent être atténuées par différentes mesures. Il s'agit notamment d'une communication précoce, régulière et complète ainsi que de bonnes formations. En outre, une phase dite d'hypercare, peu après l'introduction, permet à un collaborateur rencontrant des problèmes de démarrage de s'adresser facilement et rapidement à un Power-User ou au chef de service, qui lui apportera une aide rapide.
Lors de l'introduction d'une solution P2P, il est très utile de réfléchir à ses propres processus, de les remettre en question et de les adapter si nécessaire. Toutefois, vos processus doivent toujours avoir pour objectif de soutenir votre entreprise. Les processus doivent donc être cohérents en soi et s'orienter vers votre entreprise.
Choisissez donc une solution P2P qui soit suffisamment flexible pour s'adapter à vos processus – et non l'inverse. La technologie doit soutenir vos processus et, si possible et si vous le souhaitez, les automatiser. L'interaction entre les processus et la technologie doit apporter le plus grand bénéfice possible à l'entreprise et permettre à vos collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes au quotidien.
Pour éviter les écueils mentionnés ci-dessus, vous devriez :
Définir une responsabilité de projet claire
Informer à temps, de manière complète, régulière et compréhensible sur les objectifs du projet
Planifier les formations et la phase d'hypercare avec soin et en tenant compte des parties prenantes
Adapter vos processus à votre entreprise (et non à la solution P2P)
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11 avril 2023