Purchase-to-Pay - qu'est-ce que cela signifie en réalité ?

Purchase-to-Pay, parfois aussi appelé Procure-to-Pay ou, en abrégé, P2P, signifie littéralement « de l'achat au paiement ». Il comprend donc toutes les opérations nécessaires dans une entreprise pour commander et payer des biens et des services. Le processus se compose donc de nombreuses opérations individuelles qui s'étendent à travers une organisation et impliquent de nombreux services et personnes. C'est ce qui rend le P2P complexe, voire confus.

Si toutes les activités, de la sélection du fournisseur à la validation de la commande, en passant par la réception des marchandises et le rapprochement de la commande avec la facture, sont en plus effectuées manuellement, la paperasserie est un fait. Les conséquences sont des synergies manquées lors de la sélection des fournisseurs, des remises non accordées parce que les commandes n'ont pas été regroupées et des escomptes manqués parce que la validation et l'imputation de la facture prennent trop de temps.

Les trois éléments suivants vous permettent d'éviter ces conséquences négatives dans votre entreprise grâce à une solution P2P et, en fin de compte, d'économiser massivement du temps, des nerfs et des coûts.

E-Procurement

De nos jours, la commande de biens et de services ne doit pas être difficile. Nous le savons tous grâce aux achats en ligne - un clic et la marchandise sera chez moi demain. Les commandes d'entreprise peuvent être passées avec la même simplicité.

Dans une interface utilisateur qui se présente comme une boutique en ligne, le collaborateur peut composer sa demande d'achat à partir du catalogue intégré et la faire valider selon les règles commerciales définies. L'imputation peut également être effectuée à l'avance, de sorte qu'une facture ultérieure puisse être validée et comptabilisée de manière entièrement automatisée dès que la marchandise a été reçue. C'est ce qu'on appelle dans le jargon un « traitement en noir ».

Échange électronique de documents

Pour que les entreprises puissent économiser encore plus de temps et d'argent tout en préservant l'environnement, les documents utilisés au cours du processus purchase-to-pay doivent être échangés autant que possible par voie électronique.

L'échange de documents électroniques peut se faire directement via une connexion entre l'entreprise et le fournisseur. Toutefois, cette solution est généralement très coûteuse et ne vaut la peine que pour quelques grands fournisseurs avec lesquels de très nombreuses transactions sont effectuées.

Une possibilité intelligente de rendre l'échange de documents tout de même électronique est un réseau de transactions, comme le Basware-Network. Veillez à ce que votre fournisseur propose un réseau ouvert afin de pouvoir relier entre eux tous les expéditeurs et destinataires, y compris ceux d'autres réseaux. En outre, un bon réseau doit être en mesure de traiter tous les formats de données.

Automatisation des factures

Pour que votre solution P2P apporte la plus grande valeur ajoutée possible, il est essentiel de miser systématiquement sur l'automatisation du processus. Cela nécessite souvent un changement de mentalité de la part des collaborateurs de l'entreprise et doit être accompagné par une gestion globale du changement.

Le processus de facturation se prête parfaitement à l'automatisation. Voici un exemple en quatre étapes :

1. Comparaison de la facture avec les commandes, les plans de paiement ou les contrats et la réception des marchandises.
2. En cas de concordance, la facture est validée et enregistrée automatiquement.
3. Si aucune concordance n'est trouvée, la facture est automatiquement transmise à la personne mentionnée sur la facture pour validation.
4. Ce n'est que si le système ne trouve pas de collaborateur référencé sur la facture que le service comptable doit attribuer manuellement la facture.

Si la comparaison avec une commande n'est pas possible, il existe néanmoins d'autres possibilités d'automatisation. Par exemple, l'imputation peut être automatisée à l'aide de l'intelligence artificielle (IA) si des factures avec des paramètres similaires (p. ex. fournisseur, article) ont déjà été traitées dans le passé.

Et plus encore ...

Le purchase-to-pay ne s'arrête pas là. Par exemple, les principaux systèmes P2P intègrent divers services de paiement électronique ou de financement afin de résoudre intelligemment le conflit entre l'acheteur et le fournisseur concernant les délais de paiement. Le choix (sourcing) des fournisseurs est également un thème que peu de solutions P2P proposent, mais qui offre un potentiel d'économie supplémentaire.

Réfléchissez donc bien à la solution P2P qui vous convient - nous nous ferons un plaisir de vous conseiller de manière compétente et sans engagement.

14 décembre 2022