Je vais tenter de donner quelques détails sur les coûts des différentes solutions de numérisation et d'automatisation des processus documentaires dans une série de blogs et d'être ainsi plus concret. Je le fais premièrement pour que vous ayez une idée de la direction que pourrait prendre le voyage. Et deuxièmement, pour vous montrer avec quels blocs de coûts vous devez compter et comment vous pouvez maintenir les coûts à un bas niveau en identifiant et en évitant les facteurs de coûts.
Le premier article de cette série porte sur les coûts d'une solution purchase-to-pay ( P2P ). Avec une solution P2P, vous numérisez et automatisez le processus de l'achat au paiement de la facture fournisseur.
Lors de l'introduction d'une solution P2P, il faut compter avec ces trois principaux blocs de coûts :
Étant donné que le logiciel provient de plus en plus souvent du cloud, la solution n'est aujourd'hui pratiquement plus licenciée de manière classique ( achat + maintenance ). Il est plutôt courant que le logiciel soit loué et qu'un montant annuel soit donc dû. Le prix des solutions actuelles est généralement basé sur le volume de facturation et donc sur la consommation.
Il s'agit des coûts des prestations de service qui sont générés pendant un projet de configuration et d'introduction du logiciel.
Une fois que le logiciel a été introduit avec succès, il faut s'assurer que toutes les demandes d'assistance, les demandes de modification et les erreurs éventuelles puissent être traitées par des spécialistes compétents dans le cadre de l'exploitation quotidienne. En outre, la solution doit être surveillée à l'aide d'un monitoring et être maintenue et développée tout au long de son cycle de vie.
Maintenant que nous connaissons les blocs de coûts, nous allons nous pencher sur les inducteurs de coûts. Il est extrêmement important de connaître les inducteurs de coûts avant d'évaluer une solution P2P et de les minimiser autant que possible.
Votre objectif n'est pas seulement de numériser le processus, mais aussi de l'automatiser dans la mesure du possible ? Dans ce cas, vous misez probablement sur une solution P2P spécialisée, comme Basware, Coupa ou Ivalua. De telles solutions sont plus coûteuses, mais grâce aux économies d'échelle, elles sont rentables à partir d'un certain volume de factures et avec un objectif clair d'automatisation.
Il est également possible de faire moins cher : avec un simple flux de travail dans le DMS peut-être déjà existant ou avec de petits add-ons intégrés dans l'ERP, le processus peut être numérisé pour un coût relativement faible. Toutefois, l'expérience montre que ces solutions sont en attente de développement, de connexion à d'autres ERP et, justement, d'automatisation du processus.
Restez le plus proche possible du standard. En d'autres termes, ne détournez pas une solution existante à tout prix, mais utilisez des fonctions éprouvées « out of the box ». En particulier, les suites P2P établies apportent généralement un standard basé sur les meilleures pratiques. Plus vous, en tant qu'entreprise, vous adaptez ( ou pouvez vous adapter ) à ce standard, plus l'effort de configuration de la solution est réduit. En informatique, la règle est la suivante : tout est possible - mais tout vouloir a aussi un prix.
Pour les projets internationaux ou les solutions de groupe, il est recommandé de définir ce que l'on appelle une Blue-Print, qui s'applique ensuite à toutes les sociétés. N'autorisez que les écarts minimes qui sont absolument nécessaires en raison, par exemple, des prescriptions spécifiques à chaque pays. Dans le cas contraire, les adaptations peuvent prendre des proportions démesurées et multiplier le coût de l'ensemble du projet.
Dans l'entreprise également, vous pouvez jouer un rôle important pour maintenir les coûts à un niveau aussi bas que possible.
Dans tous les cas, vous devriez désigner en interne une personne de contact claire pour l'application. Cet Application Owner est le premier interlocuteur en interne pour les éventuelles demandes de modification et organise la communication avec l'organisation de support.
Sans propriétaire d'application clairement défini, les coûts d'exploitation risquent rapidement de déraper, car une prolifération de demandes de modification est rapidement mise en œuvre et la solution ne peut donc pas être développée de manière stratégique.
Ensuite, la question du « Make or Buy » se pose. Avez-vous une organisation informatique interne un peu plus importante avec des collaborateurs qui peuvent se former à la solution par le biais de formations ? Dans ce cas, organisez plutôt le support en interne.
Vous ne souhaitez pas vous occuper de l'exploitation et de l'assistance et préférez une informatique aussi légère que possible ? Demandez alors à votre partenaire informatique s'il existe des paquets de service et de support proactifs.
Nous arrivons maintenant à la partie la plus passionnante. Combien coûte une solution P2P ?
Pour pouvoir donner des chiffres, je dois vous indiquer une fourchette. Comme vous pouvez le constater, les coûts peuvent varier considérablement. Arcplace a des clients qui se situent dans la fourchette basse des coûts, mais aussi des clients qui se situent dans la fourchette haute.
De 50'000 CHF à 250'000 CHF par an.
De 50'000 CHF à 300'000 CHF
De 3'000 CHF à 100'000 CHF par an
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement et de vous donner d'autres conseils sur la manière de maintenir les coûts à un niveau bas tout en permettant à votre entreprise de tirer un bénéfice élevé de la solution P2P.
29 mars 2022